Ніколи не вистачить часу, щоб досягти всього, але дуже часто, ми використовуємо неправильно навіть той час, яким ми володіємо. Якщо ви відчуваєте, що перевантажені роботою або вам не вистачає часу, спробуйте використовувати як мінімум кілька з таких рад у вашому повсякденному робочому житті.
1. Знайте свої пріоритети.
Перш ніж планувати свій час, вам необхідно побудувати чітку картину того, що необхідно виконати в першу чергу, що залишити на потім або відстрочити. Ви повинні визначити пріоритети своїх завдань.
2. Складіть розклад для вирішення своїх завдань.
Чи контролюєте ви те, як проводите свій час? Вам необхідно переконатися, що ви витрачаєте свій час у відповідності зі своїми пріоритетами і перевагами. Зробіть розклад вашого часу для завершення своїх дій. Визначте дні, в які ви будете здійснювати дзвінки або відповідати на них. Виділяючи час для своїх пріоритетів, ви будете впевнені, що ваше життя не буде захоплене пріоритетами інших людей.
3. Організуйте свій робочий стіл.
Безлад на вашому робочому столі може пригнічувати вас, він відволікає вас від виконання завдань, а також займає у вас час на пошук необхідних паперів. Організовувати справи допомагають планінги – http://www.ua.all.biz/planingi-bgg1073666. В кінці кожного дня знаходите хоча б п’ять хвилин на організацію вашого робочого столу.
4. Розробіть систему розподілу завдань на вашому столі.
Створіть файли для ваших паперів, і тримайте їх на поверхні вашого робочого столу. Використовуйте систему розподілу своїх завдань по терміновості і важливості, котра найбільш підходить саме вам. Ви можете використовувати будь-який розширюваний файл, котрий ви тримаєте на робочому столі, або один з ваших ящиків столу з файлами. Якщо у вас є система, очистіть стіл і прикладіть зусилля до створення ясності і порядку.
- · Файл «СЬОГОДНІ» для паперів, робота з якими повинна бути виконана сьогодні.
- · Файл «ЦЕЙ ТИЖДЕНЬ» для паперів, робота з якими повинна бути виконана на цьому тижні.
- · Файл «ЧИТАННЯ» для речей, які необхідно прочитати, можете брати це з собою в дорогу.
- · Файл «ПОВІДОМЛЕННЯ» для паперів, містять звіти та доповіді які необхідно оголосити.
- · Файл «ІДЕЇ» для списку ідей та іншої відповідної інформації, посилань. Якщо до вас прийшла хороша ідея, коротко запишіть її в цей список, щоб не забути про неї. Звертайтеся до цього файлу для вирішення проблем або планування.
- · Файл «ДІЇ» – список дій, його обговоримо в п’ятому пункті цієї статті.
- · Файл «ІНШЕ» – для всього іншого.
5. Тримайте єдиний список дій.
Заведіть список дій з очікуваними термінами завершення. В кінці кожного дня вносьте в цей список нові дії, згідно з розкладом для вирішення завдань.
6. Очищайте вхідні повідомлення.
Тримайте свою поштову скриньку чистою. Аналізуйте свою вхідну пошту регулярно. Відповідайте на листи, витрачаючи не більш однієї хвилини на кожну відповідь, якщо відповідь може зайняти значний час, або ж вимагає деяких роздумів для відповіді, переміщайте цей лист в теку «Дії», до якої ви повернетеся, коли у вас буде більше часу.
7. Скоротіть перешкоди.
Встановіть керівні принципи про те, коли ви можете бути перервані, і коли вас не слід турбувати, дотримуйтесь цих принципів. Наприклад, ви можете вирішити не відповідати на вхідні дзвінки під час роботи над конкретним проектом. Ви можете закрити двері кабінету і оповістити всіх, що вас не слід турбувати, також встановивши політику відкритих дверей в певні періоди часу.
8. Перевитрата часу.
Багато хто з нас занадто вимогливо ставляться до свого часу. Навчіться ставити досяжні терміни, переглядайте свій поточний список дій, перш ніж приймати нові завдання. Дайте собі більше часу на вчинення дій, ніж це має зайняти на вашу думку. При необхідності скажіть «ні». Пам’ятайте, що люди воліли б почути, що ви не можете зробити щось, особливо якщо ви не впевнені, що зможете зробити все вчасно. Просто скажіть «ні», цим ви дасте можливість людям знайти інший спосіб вирішення своїх завдань.
9. Думайте в довгостроковій перспективі.
Ви приймаєте різні рішення, покладаючись на призму, через яку ви розглядаєте будь-яке питання, прохання, дилему. Люди часто зобов’язують себе до втілення проекту, тому що це виглядає добре в короткостроковій перспективі. Тримайте повну картину в своєму розумі, і визначте довгострокові наслідки, перш ніж братися за проект.
10. Завершальний тижневий огляд і очистка.
П’ятниця – відмінний день для підбиття підсумків. Визначте 30 хвилин у вашому розкладі для ведення завершального тижневого огляду.
- · Обробіть свої нотатки. Зробіть огляд журнальних записів, відміток засідань та інших нотаток, перетворіть їх у відповідні пункти дій.
- · Зробіть огляд розкладу дій минулого тижня, поновіть список дій.
- · Перевірте свою електронну пошту для реалізації дій, переміщення деяких повідомлень для подальшого розгляду у вільний час.
- · Зробіть огляд списку дій і відзначте всі завершені дії.
- · Здійсніть регулярні дії з обслуговування, наприклад, резервне копіювання файлів комп’ютера, полив рослин і так далі.
- · Очистіть свою голову шляхом запису ідей, створення розкладу необхідних для завершення дій, перегляду розкладу на наступний тиждень та планування часу.
Пам’ятайте, час ваш найголовніший союзник, або ворог. Якщо ви навчитеся планувати свій час, це допоможе вам в ефективному вирішенні завдань.
© 2014, Жіночий журнал SUPEROVA.COM. Авторські права застережено.
Сподобалась публікація?
Поділися з друзями в соціальних мережах:|
|